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13/07/2018

Reduzir custos. Provavelmente, essa deve ser a máxima mais ouvida na gestão de frotas. E ela pode ser o “calcanhar de aquiles” dos profissionais responsáveis pelo gerenciamento do negócio, independente da área de atuação. Afinal, cortar gastos ao mesmo tempo em que se busca melhorias na produtividade pode ser um desafio bastante complicado. Para os gestores de frota, responsáveis pelo segundo maior custo dentro das empresas (atrás somente da folha de pagamento), a frase ganha conotação imperativa. Reduzir custos!  

Para exercer o controle sobre os gastos de sua frota, é preciso, primeiramente, uma análise detalhada do custo da operação. E aí o TCO (Total Cost of Ownership) se revela como uma ferramenta importante. Confira entrevista com o gestor de frota da IBM, Micael Duarte, especialista em Custos, Finanças e TI e conselheiro do PARAR.

 

Qual a melhor forma de calcular o TCO?

O TCO é uma conta bem complexa e com muitos itens. O gestor de frotas não vai precisar, necessariamente, usar todos os itens em todos os momentos, então, para cada situação existe uma forma de calcular o TCO. Por exemplo, em uma frota própria, o gestor precisará considerar custos de licenciamento, emplacamento, financiamento e desmobilização. Já em uma frota locada, esses custos já estão embutidos no valor do aluguel, o que torna a conta mais simples por ter menos itens. Para cada situação, o gestor terá de usar uma fórmula diferente.

Por exemplo, na última contratação que fiz, utilizei apenas os valores de Aluguel, Manutenção Preventiva e Combustível para fazer o TCO de 24 meses e traçar um comparativo entre os diversos modelos de carro que estavam sendo oferecidos pela locadora. Se eu tivesse olhado apenas o valor de aluguel, teria contratado um dos carros mais caros (considerando Revisão, Combustível e Aluguel).  Por esse e outros motivos é importante o gestor saber calcular o TCO e, principalmente, saber quais itens são importantes para ele considerar em cada uma das situações.

 

Quais as vantagens do TCO para a gestão da frota?

A vantagem de se calcular o TCO é que você pode trazer reduções de custo verdadeiras para a frota, e não só reduções em alguns itens e outros não. Outra vantagem é que com o TCO é possível justificar a contratação de um carro que traga mais segurança para os condutores e que, apesar do valor de mercado ser mais caro, ao longo de 24 meses, considerando itens como combustível e revisão, o carro pode sair mais barato que outros.

Qual dica você daria para o gestor que tem dúvida sobre como calcular o TCO?

Para fazer os cálculos não existe uma receita de bolo pronta, até porque a quantidade de variáveis é muito grande por causa das inúmeras modalidades de frota que vemos nas empresas (alugada, própria, mista, com gestão própria, gestão terceirizada, manutenção em oficina própria, credenciada, e etc). O importante é saber quais itens devem ser considerados para cada situação onde os custos deverão ser apresentados. Por exemplo, no momento de uma contratação, não faz sentido considerar os custos com sinistros/avarias, porque são custos variáveis, que irão acontecer independente do modelo do carro. Porém em um report executivo sobre o andamento dos custos da frota é importante mostrar o índice de sinistralidade e o custo gerado por esse item.

 

 

Como você faz o cálculo de TCO?

Sabemos que não há uma solução que se aplique a todas operações, isso reforça a importância de conhecer o comportamento de cada frota. Inicialmente, separamos os custos em dois grandes grupos: fixos (independente da utilização do veículo) e variável (conforme a utilização de cada veículo).  Nos custos fixos temos despesas como emplacamento, depreciação, IPVA, seguro, telemetria e etc. Nos custos variáveis, onde focamos a maior parte dos nossos esforços, estão despesas de abastecimento, manutenção preventiva e corretiva, sinistros, multas e taxas. Para possibilitar a concentração dessas informações, utilizamos como ferramenta de gestão um software de telemetria e um cartão de pagamento específico para cada frota (combustível e manutenção). Para uma boa gestão é indispensável ferramentas para concentrar os dados e pessoal capacitado para analisar e trazer os resultados.

 

Daniel Nunes – Ferramentas Gerais

Conhecer o TCO é um diferencial de mercado para qualquer empresa que quer administrar os custos envolvidos na propriedade de um bem. Um exemplo prático: quando você decide comprar um carro, avalia os custos de aquisição – consumo de combustível, seguro, manutenção, valor da revenda e até o tamanho da garagem. Depois de alguns anos, o carro começa a exigir manutenções cada vez mais caras. Isso significa que seu automóvel já está desatualizado, enquanto os modelos mais novos têm opções de desempenho e conforto melhores que o seu. Em algum momento, os custos de manter seu carro passam a ser mais caros do que adquirir um novo. Na nossa empresa, usamos esse cálculo, e pelas métricas que aplicamos, usamos até como indicador de ociosidade do veículo, dessa forma podemos alocar o mesmo em outra regional demandada.

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